Apa itu Surat Penunjukan?
Surat penunjukan adalah sebuah surat yang dibuat oleh pihak yang berwenang untuk menunjuk seseorang atau sebuah perusahaan sebagai pelaksana tugas atau proyek tertentu. Surat ini biasanya berisi informasi tentang tugas atau proyek yang harus dilaksanakan, batas waktu penyelesaian, dan tanggung jawab yang harus dipikul oleh pelaksana.
Bagaimana Cara Membuat Surat Penunjukan?
Untuk membuat surat penunjukan yang baik dan benar, Anda harus memperhatikan beberapa hal berikut ini:
- Tentukan pihak yang berwenang untuk membuat surat penunjukan
- Tentukan pihak yang akan ditunjuk sebagai pelaksana tugas atau proyek
- Jelaskan tugas atau proyek yang harus dilaksanakan
- Tentukan batas waktu penyelesaian
- Jelaskan tanggung jawab yang harus dipikul oleh pelaksana
- Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami
- Tuliskan nama dan jabatan pihak yang berwenang serta pelaksana dengan jelas
- Gunakan kop surat yang sesuai dengan perusahaan atau instansi yang menerbitkan surat penunjukan
Contoh Surat Penunjukan Karyawan
Berikut ini adalah contoh surat penunjukan karyawan sebagai pelaksana tugas:
Kepada Yth.
Nama Karyawan
Di tempat
Perihal : Penunjukan Sebagai Pelaksana Tugas
Sehubungan dengan adanya tugas atau proyek yang harus dilaksanakan, dengan ini kami dari pihak manajemen PT. ABCD menunjuk Saudara sebagai pelaksana tugas.
Tugas yang harus dilaksanakan adalah :
- Melakukan survei ke lokasi proyek
- Mengumpulkan data dan membuat laporan proyek
- Menyusun rencana dan jadwal kegiatan proyek
- Memimpin tim pelaksana proyek
- Melaporkan hasil pekerjaan secara berkala
- Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan proyek
Batas waktu penyelesaian tugas adalah 2 bulan sejak ditunjuknya Saudara sebagai pelaksana tugas. Saudara harus melaporkan hasil pekerjaan secara lengkap dan detail pada akhir bulan kedua. Tanggung jawab yang harus dipikul oleh Saudara selama melaksanakan tugas adalah :
- Menyelesaikan tugas sesuai jadwal yang telah disepakati
- Menjaga kualitas hasil pekerjaan yang dihasilkan
- Menjaga kerahasiaan informasi proyek
- Bertanggung jawab penuh atas keberhasilan proyek
Demikian surat penunjukan ini dibuat dengan sebenarnya untuk menjadi pedoman Saudara dalam melaksanakan tugas yang telah ditunjuk.
Hormat kami,
Manajemen PT. ABCD
Kesimpulan
Surat penunjukan sangat penting untuk menjaga keteraturan dan keamanan dalam menjalankan tugas atau proyek tertentu. Dalam membuat surat penunjukan, perlu diperhatikan beberapa hal seperti pihak yang berwenang, pihak yang ditunjuk, tugas atau proyek yang harus dilaksanakan, batas waktu penyelesaian, dan tanggung jawab yang harus dipikul oleh pelaksana. Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, surat penunjukan yang dibuat akan efektif dan benar sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.